卫浴公司文件控制程序

zmay

1.目的
对质量体系内的文件和资料进行控制，确保各使用场所的文件为现行有效版本。
2.适用范围
适用于质量体系内所有的文件和资料的控制。
3.职责
3.1 总经理负责批准颁发《质量手册》和程序文件。
3.2管理者代表或设计部负责人负责组织《质量手册》和程序文件的编写、审核和修订。
3.3总经办负责质量体系文件的归口管理。
3.4各部门负责对本部门职责范围内的支持性文件、图纸以及工艺文件进行拟制、审核、报批、更改控制和管理。
4.工作程序
4.1总则
4.1.1质量体系文件的层次
a.《质量手册》：是阐明本公司质量文件、描述质量体系的纲领性文件。
b. 程序文件：是描述为实施质量体系要素所涉及到的各职责部门活动的文件。
c. 支持性文件：是详细的作业文件，如：图纸和工艺文件、技术标准、各类规程、规范、实施细则、作业指导书等
d．质量记录。
4.1.2质量体系内的文件和资料均为受控文件，其控制方法可分为：
a.对具备下列条件的文件，应盖受控章，即：无特定时间限制、对同一内容的文件发放不止一份、今后有更改可能，且在使用现场必须保持为现行有效版本的文件，发放时应填写《文件发放/收回登记表》；
b.应妥善保管的文件（如外来的国家或行业标准，法规等），视需要发放，需盖受控章，见《受控文件清单》。
4.2文件的编写
4.2.1下层次文件的编写依据是上一层次的文件，各类文件编写的最高依据是“IS09001:2008质量管理体系 要求”。
4.2.2文件应遵照《质量体系文件的编制导则》的要求编写。
4.3文件的审批
4.3.1《质量手册》和程序文件由管理者代表或设计部负责人审核，总经理批准。
4.3.2各职能部门拟制的支持性文件，由部门负责人编制审核，由管理者代表批准；支持性文件内容涉及到多部门之间合作执行的由管理者代表或授权相关人员编写，总经理批准。
4.4文件的发放
4.4.1 文件发放前要先确定发放范围，避免滥发和发放不到位。
4.4.2各职能部门发放文件符合本程序4.1.2b款的文件时，应填写《文件发放/收回登记表》并请领用人签字。
4.4.3受控文件严禁转抄。因工作需要，必须进行复制时，应向总经办申请后补发，并按4.4.1要求登记。
4.4.4文件破损严重，无法使用时，应按本程序4.4.2条规定办理更换手续。收回之破损文件应由发文件部门予以销毁。
4.5文件的更改/换版和作废
4.5.1当有关员工或部门认为文件应进行更改/换版时，应依据充分的证据，将更改/换版原因及更换/换版后的内容填写或附在《文件更改/申请通知单》上，交总经办办理审批手续。总经办应将未被批准的《文件更改/申请通知单》退回原申请者。
4.5.2有版本号的受控文件，如质量手册、程序文件等初始版均为？？，其更改分局部更改和换版二种：
a.局部更改：以换页方式进行，更换页版分别以？？…表示；
b. 换版：文件经多次更改或需大幅度修改时，超过5次应进行换版，则版本号转换为？？…依次类推。
4.5.3各部门对本部门的外来文件(如各种标准、规范等)和管理应定期核查，确保本公司各场所使用的文件和资料为现行有效版本，如需要更改/换版，应按有关程序进行。
4.5.4对图样、工艺文件因笔误造成的更改，允许在原样上用杠改方式进行修改，但必须有更改人签名和日期。
4.5.5作废的文件由总经办文件管理员收回，在《文件发放/收回登记表》上签名，并对作废文件加盖“作废”字印章。
4.5.6作废文件销毁前，文件管理员应填写《作废保留/销毁文件清单》，经部门负责人批准后方可销毁。
4.5.7有保留价值的作废文件，应由保留部门进行登记，并在该文件上加盖“作废”、“保留”字印章。

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