顺山机械材料出入库管理程序

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为了规范公司原、辅材料的采购入库、对帐、发票开具、报销及材料出库工作的办理流程，提高工作效率，加强公司物资管理和财务管理，及时与供应商核对往来帐务，特制定本程序。
1.材料入库
1.1材料采购到货后，库房保管员根据送货单（发货明细表、发货清单）验收实物，做好收货记录提交给采购员，采购员据此填制材料采购入库单（一式四联：第一联：存根，第二联：库房记帐后转财务，第三联：报帐，第四联：客户；送货单（发货明细表、发货清单）与实物不一致且未超过采购计划的，根据实物填制材料采购入库单，库房保管员签字确认；库房主管签字审核；超过采购计划的暂时不办理入库，并同时向本部门主管领导报告，根据领导处理意见办理。直接发到委托加工单位的原材料，在根据送货单（发货明细表、发货清单）验收实物后，三天之内必须将相关单据传递给采购员办理入库手续。月末则必须将本月内所有入库全部办理入库手续。
1.2材料入库单的填写必须字迹清晰，项目齐全，包括日期，供应商，材料名称，规格型号，计量单位，数量，单价，金额等，入库单有一项以上的必须有合计栏。
1.3材料采购入库单（一式四联）：
第一联：存根，此联与送货单（发货明细表、发货清单）配套齐全由库管员存查，并每月整理存档；
第二联：库房记帐后转财务，库房保管凭此联登记材料明细帐，材料核算会计每月定期到库房稽核签收，并与采购员的报销联配单一致后做帐务处理；
第三联：报帐，采购员办理入库后，凭此联和供应商对帐，对帐后和供应商开具的发票配单，填制报销单办理报销手续；
第四联：客户，此联给供应商或采购部采购员/内勤；供应商凭此联与我公司对帐，开票、办理财务结算；
1.4材料采购入库单不得随意涂改，涂改的单据一律无效，需要修改的一律要将所有联次收回统一修改或作废重新办理，相关人员签字不全的单据无效，不得作为对帐和记帐的依据。
1.5送货单（发货明细表、发货清单）为验收实物办理入库的原始凭据，入库手续办理完毕后，原始单据与第一联：存根联配套，由库管员统一按供应商按月份序时分类保管备查，具体保留时间由采购部根据情况制订，最短不能少于一个月，不再随入库单传递到其他部门，公司对帐、记帐的有效依据为填制规范，签字完备的入库单，其他外来初始单据一律不得作为有效原始凭据。
2.材料采购报销
2.1采购员在办理完入库手续，取得材料采购入库单第三联：报帐联，与供应商对帐并取得发票后，填制材料采购报销单，经部门主管审核签字后，将报销单、入库单第三联：报帐联、发票一同配套传递到财务部材料核算会计处做帐务处理。未配套取得的相关单据一律不得单独传递，财务部材料核算会计也不得收取未配套齐全的原始单据。有特殊情况（如：因增值税-进项税不够，需对未配套的发票先行做帐务处理的）确需单独传递的，由两部门主管协商作特例处理。
3.材料采购对帐、开票
3.1与各供应商的对帐致少每月一次（对供应量大且频次高的供应商，可由采购部根据实际情况增加对帐次数），并由双方对帐人员签字确认；采购部每月编制供应商往来对帐一览表，包括入库金额、发票金额、付款金额的本期数和本年度累计数以及应（预）付金额的年初余额、和年末余额等栏目；
3.2每月对帐的原始凭证的物资项目和金额是供应商开具发票的依据，发票和对帐记录必须保持一致，不得随意调整，以避免不一致而增大双方业务人员和财务人员的工作量，进而造成双方往来帐目混乱不清。
4.材料采购的帐务处理
4.1财务部材料核算会计每周到库房保管处稽核收取材料采购入库单第二联：库房记帐后转财务联，并依据采购部采购员传递过来的配套齐全的报销单内所附入库单第三联：报帐联，查找相应的入库单第二联：库房记帐后转财务联，配票后做材料入库帐务处理；未配齐的入库单，月末做暂估入库处理；发票已到，货未到及货已到未办理入库的做在途材料处理。
5.材料出库

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