某公司采购管理制度

zmay

1目的
对公司所需物料及仪器设备等物资的采购实施有效控制，确保采购的物资符合规定的（质量、成本、货期等）要求。
2适用范围
适用于公司外购件、外协件等物资的采购。
3职责
3.1总经理负责审批采购合同；
3.2副总经理（主管生产）负责审批《生产任务通知单》；
3.3计划部负责制定并下达经批准的《生产任务通知单》；
3.4项目负责人负责项目所需物料的货期确认；
3.5各职能部门负责采购申请的提交、采购物料技术文件的编制和样品的试用工作。
3.6 质量部负责采购物料的入库检验工作；
3.7生产部：
生产部经理负责制定并审核生产采购任务；
物控主管：采购任务的接收下达、任务分解；采购执行监督；组织供应商评定。
生产部工艺组负责依据归档文件编制并录入生产计划对应所需BOM清单（即物料需求单）；
生产部采购组：负责外购件、外协件等物资的采购工作，并对其采购质量负责；负责收集供方资料并建立供方名录和档案；负责对供方进行动态管理使其满足我公司质量体系要求提供合格物料。
3.8 综合部负责仪器设备等物资的申购批准与采购任务下达工作。
4工作程序
4.1物料采购任务接收与下达分解
4.1.1 计划采购
生产部经理根据计划部下达的《生产计划单》，用ERP制定生产计划并审核。
物控主管根据审核后的生产计划、用ERP计算生成《采购订购单》并进行任务分解。
4.1.2 备库采购
已设定安全存量的物料，低于安全存量时，ERP自动生成缺料单，物控主管定期上报申请并下达分解采购任务（新《采购订购单》分解）。
4.1.3 临时采购
各部门按需要提交《采购申请单》，并附相应的采购技术文件（外购件技术参数），交物控主管确认。
物控主管根据申请单编制新ERP《采购订购单》。
4.1.4 外协件采购见《外协采购流程说明》。
4.2 采购实施
4.2.1  询价及采购确认
4.2.1.1采购员每天登陆ERP，对新分配任务的《采购订购单》进行询价。
4.2.1.2询价完成后，各采购员将暂定的采购到货日期及价格、供应商等信息标注到相应采购订购单中，并通知物控主管进行审核。货期异常的物料采购员应及时上报物控主管协同处理。
4.2.1.3一般物料的询价周期为三个工作日。第四日应向物控主管提交可审核的采购订购单。
芯片类物料的询价周期为五个工作日。第六日应向物控主管提交可审核的采购订购单。如成本货期存在问题，可适当讲询价时间延长1～3个工作日。
临时采购申请一般应在五个工作日内完成采购任务。临时采购任务注重时间要求，必要时可与相关人员沟通后降低对质量和价格的要求。
4.2.1.4 采购中如有物料替代，应依据《物料替代管理办法》执行。
4.2.1.5 物资更换的测试
询价时如遇停产物料，采购员应及时向研发部反馈停产情况，并协助研发寻找替代型号（资料），填写《物资替代测试反馈表》将替代的样品交研发部测试。测试合格方后订购。
批量订购时如批量*差价总金额大于五万，采购员应搜集市场信息及资料，上报物控主管后，将新品交研发部测试，测试合格后方后订购。
研发部测试应在一个月内完成，并将测试结果反馈给采购员。
4.2.1.6物控主管根据计划任务的完成时间审核该订单是否可签订，并就该计划任务的全部订单最晚完成日期向计划部及相关人员进行反馈通报，确认后审核采购订购单，采购订购单一经审核不得随意更改。
4.2.2签定购货合同
采购员根据审核后采购订购单生成并签定购货合同，若所购产品需较高要求的技术支持时，应附有详细的售后服务及技术支持协议书。
4.2.3订单跟催及到货
4.2.3.1采购员按合同规定的交货期要求，随时掌握供应商的备货、发货状态，一般在合同签定一周后向供应商了解所订产品的备货情况，在货期到期前的一周~两周内与供应商确认货物发出情况，若有问题，须立刻与供应商及相关部门协调，采取紧急措施以保证不影响生产使用。
4.2.3.2跟催过程中出现订货异常情况必须及时反馈，并会同物控主管与计划及申请部门商定解决办法，最终保证物料及时到货（必要时更换供应商或寻找替代物料）。因供应商因素出现的供货延迟，必须由供应商出具书面资料并承担责任。
4.2.3.3对每一供应商，采购员应建立《供应商信用记录》，记录每次采购情况，作为供应商评定的依据。
4.3 物料送检入库
4.3.1采购员接货后，必须以第一时间准确无误登记ERP入库单（根据《采购订购单》转发为《采购入仓单》）随物料一起送质量部检验组检验。检验完成后，检验组检验员将进料单和检验后产品一并交到库管员处，采购员对生产及研发急需的产品应以加急的方式催促检验组以第一时间检验完成，保证生产及研发的正常使用。
《采购订购单》可多次转发为《采购入仓单》，直到该《采购订购单》全部执行到货完毕。
《采购入仓单》的采购批次应根据ERP要求登记为：计划采购批次号为《生产计划单》号、临时采购任务批次号为P01、采购中因最小包装问题多采购的物料要将数量分开登记（需求数量登记计划号、多余数量登记P01）。
检验组检验员应根据《物料进货检验规范》在规定时间内完成物料的检验工作。
4.3.2进货及生产中发现不良品，采购员应及时与供应商协调沟通，并根据合同约定及其他规定处理质量问题。如因检验手段当时无法检验而在使用中发现品质问题，应由库管通知采购退换货，并由物控主管在ERP登记良坏品转换。

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