材料设备采购管理制度

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1、材料及采购的定义：
1．1材料的定义：本办法中的材料是指工程建设所需的材料设备（含定额中的未计价材料）。
1．2采购的定义：按采购主体不同分为自行采购和委托采购（认质认价）。
2、采购的前期准备
2.1 供应商名录的建立
成本控制部对收集到的供应商资料进行必要的整理和筛选，以直接生产厂商或生产厂商的办事处、省级总代理作为主要供应商，一般不与中间商进行业务往来,以利在采购过程中降低成本，并按《招投标管理制度》中规定建立《供应商库》。
2.2 供应商的资格审查：
参照《招投标管理制度》第5.2、5.3条执行。
3、供应商确定的方式
供应商的确定参照公司《招投标管理制度》执行。在招标公告或投标邀请书中，应统一注明投标价格为货到工地（CIF）价。
4、甲方供应材料设备采购合同的执行
根据公司《招投标管理制度》确定供应商后，成本控制部负责甲方供应材料设备采购合同的执行。具体执行程序如下：
4.1 供应计划的管理措施：
4.1.1、工程部根据工程进度提出《材料设备供应计划》，或转发施工单位上报并经工程部审查的《材料设备供应计划》，先交成本控制部对计划量进行初步审查后报公司分管领导与总经理审批。
4.1.2 成本控制部将公司分管领导、总经理审批后的《材料设备供应计划》作为采购控制计划，并将该计划转发工程部备案。
4.1.3 成本控制部的供应严格按照该控制计划执行。具体分部供应计划，由工程部根据需要，提前5-10个工作日，将分批次供应计划交成本控制部执行。如果在实际供应过程中发生量的增加，由工程部办理补充计划，按以上第4.1.1及第4.1.2条规定报审后，成本控制部按补充计划执行。
4.1.4、若因控制计划有误，造成甲方供应材料设备未完全使用完，成本控制部有义务在未污染损坏包装及材料设备本身的情况下，协助施工单位将多余的甲方供应材料按照合同约定的内容退货，并督促供应商应退货款及时退还公司。如因污染损坏包装及材料设备本身无法退货造成损失的，由施工单位承担。
4.2、材料设备现场验收管理措施：
4.2.1、工程部应要求施工单位向接收材料的责任人员出具委托书，并将委托书原件交成本控制部。甲方供应的所有材料均应由施工单位委托人员签收。供应商的送货单必须由委托人员签字方可作为结算依据的附件。供应商应填写甲方专用的《材料设备验收调拨单》，该单据应由供应商送货经办人员、施工单位委托人员、甲方工程部专业工程师、成本控制部材料主管签字后生效。如夜晚进货或其它特殊情况，该单据可在次日请相关人员补签。
4.2.2、《材料设备验收调拨单》一式肆份，分别由施工单位留存一联，成本控制部留存一联、供应商结账用一联、工程部留存一联。
4.3合同执行及结算：
4.3.1、供应商根据合同约定提交工程款支付申请，需附税务发票、签字完整的《材料设备验收调拨单》或由施工单位签字的送货单作为附件。成本控制部按照合同约定以及公司《工程款支付审批表》的流程给供应商办理进度款拨付手续。成本控制部建立《材料设备供应台帐》，对合作单位、合同内容、执行结果进行管理。
4.3.2、合同的结算：在材料设备采购合同执行完毕后，由供应单位按合同要求报送结算清单，成本控制部依据每次的《材料设备验收调拨单》对所供应的材料设备进行汇总统计，并与供应商办理《材料设备结算清单》，该清单需供应商签字确认。并起草结算报告，上报公司工程总监与总经理审批同意后，与供应商办理结算手续。结算款支付时应根据合同约定扣除应留置的质量保证金。
5、委托采购的材料设备的管理
成本控制部负责委托采购的材料设备认质认价的管理，工程部协助要求被委托方配合执行本管理办法的相关规定。工程部负责委托采购的材料设备的现场检验验收和堆放等现场管理，成本控制部协助对现场材料使用情况进行抽查。
5.1 委托采购的材料设备，施工单位必须提前一个月提出工程材料设备价格报审的详细资料，上报甲方工程部，该单据必须编号。该单据应对材料品牌、型号规格、数量、使用部位、价格、供应商基本情况等内容进行必要说明。工程部应根据项目要求对工程材料价格报审的资料进行审核，并就所列产品的质量、品质、定位是否符合项目要求，签署审核意见。
5.2 工程部3日内将签署意见的工程材料价格报审资料交成本控制部，成本控制部对报审单中的数量、规格、使用部位等进行必要的核对，同时结合项目定位情况进行必要的市场调查，确认同质量档次的材料设备的最新市场价格。
5.3 成本控制部根据了解到的材料设备最新市场价格，结合工程材料价格报审的资料14日内办理《材料设备认质认价审批表》、《材料设备认质认价通知》上报公司分管领导、总经理审批。
5.4 经总经理审批确定后，成本控制部办理一式肆份，经加盖成本控制部专用章后送工程部，并由工程部转发施工单位。工程部应留原件1份并转发监理公司复印件1份。
5.5 施工单位必须按照《材料设备认质认价通知》所定的材料设备进货。材料设备进场时由甲方工程部、监理公司依据《材料设备认质认价通知》进行验收并办理《材料设备会签单》。《材料设备会签单》应作为施工单位上报工程进度款的附件。
5.6 对《材料设备认质认价通知》中材料设备价格有争议时的处理：当施工单位对通知中材料设备价格有争议时，成本控制部会同工程部与相关的供应商进行协商。当成本控制部要求供应商出具价格证明后，施工单位不得以任何理由拒绝执行该通知，否则甲方有权将该批材料设备改为甲方供应，并按该批材料设备总价值的5%对施工单位进行经济处罚。
5.7 为减少委托采购过程中对价格的争议，应在施工总包合同中对委托采购进行必要的约定，甲方应有权以市场中现款现货方式采购材料设备的价格对委托施工单位购买的材料设备价格进行认定并约定购买时限，超出时限造成采购价格上涨的责任应由施工单位自行负责。
6、现场材料堆放及标识、检验管理措施
6.1、工程部专业工程师应对施工单位采购材料的检验、标识、验收情况、《材料设备会签单》的办理等进行不定期的抽查，确保施工单位按照《材料设备认质认价通知》的要求与约定的质量与品牌进行采购，保证施工质量。
6.2、成本控制部材料主管应不定期会同工程部、监理公司检查施工单位的材料设备库房，对现场材料设备使用情况进行必要的检查，并形成《材料设备现场抽检记录表》，如发现材料代用行为，将会同工程部与监理公司对施工单位进行处罚。
7、分包工程中材料设备的管理
为有效降低分包工程的成本，对分包工程中的材料设备，应根据工程需要先行考察市场，确定材料设备的品牌、价格，并由成本控制部利用确定的未计价材料设备的价格编制分包工程的标底，再根据《招标投标管理制度》进行分包工程的招标。
8、工程建设中材料代用的管理
在实际工程建设中，由甲方供应的材料设备如出现个别型号的材料设备，一个供应商不能满足供应时，由该供应商向工程部提出材料代用申请，经工程部审核并报公司分管领导审批同意后，由成本控制部根据公司与供应商签订的合同执行材料设备的代用，保证价格不会因代用而增加。确因价格悬殊过大，供应商无法承受时要求增加价款时，成本控制部应再进行市场调查核实。如代用材料总价款差距低于1000元时，上报公司分管领导审核，报总经理备案。当代用材料总价款差距超过1000元时，上报公司分管领导及总经理审批同意后方可执行。
9、不合格产品的处理
甲方供应的材料设备以及委托施工单位购买的材料设备，在现场验收时如发现有不合格产品，按以下方法处理：
9.1 属于甲方供应的材料设备，参加验收的所有人员一致认为该批材料设备不合格时，由成本控制部牵头会同工程部按如下步骤共同处理：
9.1.1 先行在现场划定区域专门堆放并明确标识为“检验不合格产品”，由成本控制部立即通知供应商人员到现场处理。达成一致的，换货处理；如无法换货，则先行退场，由成本控制部根据合同条款对供应商进行处理，并立即上报公司分管领导、总经理。
9.1.2 如原供应商无法按照工程工期提供合同约定的合格产品，成本控制部按合同违约责任的相关处罚条款对供应商进行必要的处罚，同时由成本控制部提出更改供应商的申请上报公司分管领导、总经理，由公司领导在原备选供应商名单中另行确定供应商。

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