海力泵业采购业务流程及管理制度

zmay

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度
第一条采购部门的划分
一、生产原材料（标准件、低值易耗品）采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
二、常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
三、对于重要物资的采购，必要时由总经理批准后由采购部经理监督审核办理采购作业。
附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。
第二条采购作业方式
一、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先由采购部依计划提出请购，经总经理批准后采购部门集中办理采购。
二、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，总经理批准后由采购部办理采购。
三、未经采购部经理书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购员必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
四、询价、议价结束后，需部门经理书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。
五、采购合同签订由采购部经理负责审核，否则视为无效。
六、工程等大额材料合同签订由总经理负责审核批准。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门（技术、生产）以便参考，如果有变更时，应立即修正。
第四条询价、比价、议价
一、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
二、凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
三、采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
四、采购部门接到请购部门（生产部、总经理）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第五条订购
一、经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“采购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。
二、若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。
三、采购经办人员使用现金采购时，应在“材料采购单”上署名“现金付款”，以供识别。
四、现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、仓管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。
五、订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。

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左手

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zhuaizhuai0566

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