物资采购管理办法

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第一章        总则
第一条        为本着对企业负责、降低采购成本，实现物资采购权，全面管理目标，使采购全过程中的工作规范化、制度化，特制定本单位采购管理办法。
第二条        本办法所称的物资是指公司所有的原辅材料、零部件、机器设备、工程物资等；物资采购全面目标及时适时适量保证物资供应、保证物资质量、费用最省。
第二章        采购体制与人员
第三条        物资采购实行集中分分散相结合体制的管理体制。
第四条        采购人员要严格履行自己的职责，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本；加强学习，提高意识，增强法制观念，提高商务工作能力；增强跟踪办事负责到底的责任意识，严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；尽职尽责，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
第三章        分工与职责
第五条        公司各用料单位与库房管理人员负责编制物资需求计划。
第六条        物资采购部门负责执行物资采购计划、供应商的选择 、草拟采购合同、办理物资采购业务等专业管理。
第七条        财务部门负责物料采购预算的审核，各处物料与劳务付款方式的规定，物料付款凭证的审查与支付，供应商违约赔偿、扣款等的执行各有关会计核算。
第八条        技术质量部门负责购入原材料的质量管理，研究所负责购入原材料的样品检验工作，设备部门负责备品备件和机物料的质量管理。
第九条        物资保管部门应分别负责原料、材料采购的验收和实物保管等物资管理。
第四章        采购计划的编审
第十条        物资需求单位每月根据生产经营计划、材料消耗定额、相关费用定额和现有库存情况，制定下月的物资采购计划预案。
第十一条        为保证物资需求计划的完整性和准确性，要求物资需求部门编制物资需求计划要准确合理，清楚标明所需物资的名称、规格型号、数量以及品牌等参数。
物资采购部门应审核汇总需求单位的“物资需求计划”，并结合需求物资的库存情况和需求物资库存定额，定期（年、季、月）编制“物资采购计划”。
第五章        供应商选择与管理
第十三条 物资采购部门要随时搜集、掌握市场价格最新消息，了解市场变化情况和所购物资的生产、流通、消费情况，熟悉供应商的情况，建立供应商信息档案管理系统。
第十四条 供应商选择原则：
1、供应商应具有公司营利事业登记者，必须证照齐全，具有产品的合法证件。
2、零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3、为保证采购物资质量稳定，为确保货源，采购人员对于经常采购的物资，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。
4、为保证供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对已生产运营所必须的物资应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其 期间进行交互采购。
第六章        采购方式的确定
第十五条 集中采购。对于一些常消耗物资，如轮胎、油料、滤芯、刹车片等常用物资实施公司集中采购。
第十六条 零星采购。零星采购严格执行询议价程序，必须有两家以上供应商提供报价，在比质比价比服务（权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素）基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急物资除外。
第七章        采购实施
第十七条 采购实施贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。
第十八条 公司物资采购应按照审批后的“物资采购计划”和“物资采购合同”，组织物资采购。
第十九条 采购部门不得无计划采购物资，也不能超计划采购物资。
第二十条 采购人员订购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息共申请 部门更改请购单作为依据。
第八章        采购物资的验收
第二十一条 采购物资进库前，采购部门应分别通知设备质量部门和请购部门到现场确定采购物资的质量问题与是否相符。
第二十二条 库房管理员对照物资检验登记表，确定物资质量合格的准予入库，对入库的物资进行登记，填写“入库表”和“入库单”。入库单一式三联，一联有库房管理员保留，一联由供货方保留，另一联交给财务部门。
第二十三条 物资入库后，库房管理员及时将物资信息反馈给各部门，已备及时领用。
第二十四条 物资验收入库实行“三审一查：的内控原则，及采购计划审核、价格审核、合同及票据审核和质量检验。
第九章        采购物资的退货与折价
第二十五条经检验属于质量不合格的物资，由质量设备部门请示公司分管经理批准，决定退货的物资，物资保管员不能验收该批物资，由采购人员负责办理需退货物资手续。
第二十六条 需退货的物资出库前，财务部门应审核是否存在预付、垫付款项，如存在，待相关款项清回后，再准许退货物资出库。
第二十七条 已验收入库物资，发现质量问题后，有技术质量部门报请分管经理审批后决定退货的物资，财务部门根据库房或使用部门的退货单（或验收单红字），进行相应的账务处理；物资采购人员负责办理须退货物资的出库手续。