吉百顺科技采购控制程序

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1.0目的：选用合格的供应商以符合本公司的要求，确保采购部事务的顺利进行，并且能适时、适质、适量、适价供应生产所需的材料。并符合环保标准的要求，改善供应商的环保表现，保障消费者或客户的利益，促进社会的环保责任。
2.0 适用范围：应用与产品品质有关的采购部及公司的所有供应商，外协加工分包方和服务分包方的环境指导。
3.0 定义：供应商：提供本公司的各种物料的厂商。
4.0 权责：
4.1 采购部：
4.1.1负责供应商的开发与评鉴；
4.1.2负责订购物料的协商与采购订单填写；
4.1.3采购部核准许可权：（生产物料、包装材料）总经理。
4.1.4负责与其发生采购活动的供应商的环境管理活动。
4.2 品质部：原材料的品质确认。
4.3 供应商的建立及资料审查：采购部。
4.4 供应商的评鉴：评鉴小组（采购部、工程部、品质部）。
4.5 合格供应商的核准：总经理。
4.6 供应商的分等及考核：采购部、品质部。
4.7 人事部负责废弃物处理服务相关方的环境管理活动。
4.8 管理者代表负责规划对供应商的环境管理活动。
5.0作业内容：
5.1供应商管理：
5.1.1 供应商入档申请：由采购部收集有能力承制或提供本公司原物料、辅助材料的供应商，经实施资格审查初步认可者需填写[供应商调查表]和[供应商环境影响调查表]，同时将公司营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码副本复印一份并加盖公司公章交本公司采购部。
5.1.2 审查：
a.采购部原材料需送样品承认时参照本程序5.3.5执行。
b.样品检验合格时，需由采购部协同各相关部门，组成评鉴小组对供应商进行实地或书面评鉴。
c.样品检验不合格时，需由采购部将检验结果通知供应商再实施第二次送样检验。
d.本程序生效前与本公司有交易经验的供应商，或非重要原物料的新供应商按总经理指示决定，以[供应商调查表]和[供应商环境影响调查表]实施书面审查，经总经理核准后，由采购部直接入档为合格供应商。
5.1.3实地评鉴：
a.供应商实地评鉴：重要原物料的新供应商（外包作业厂商）由采购部召集品质部、工程部等部门组成评鉴小组，对供应商的制造能力及品质管理能力、环境影响进行实地了解与评估。并做成《供应商实地评鉴表》。
b.评鉴不合格的供应商，由采购部通知限期改善，改善后再向本公司申请实施实地评鉴。      
5.1.4核准、入档：
a、主要物料供应商评鉴合格后应要求供应商提供ISO9001、ISO14001证书或作出认证申请计划。
b、采购部必须与供应商签订《质量保证协议》和《廉洁承诺书》。
c、根据[供应商环境影响调查表]的评价结果，采购部与供应商签署合作协议，拟定环保约束条款或环保协议。
d、经评鉴合格的供应商，由采购部入档于[合格供应商一览表]。
5.1.5符合下列情况，由采购部申请直接入档为合格供应商：
a.客户指定的供应商；
b.卖方独占市场时；
c.评鉴分数差异不大，而一时无法找到合格供应商时。
5.1.6季度评估：
5.1.6.1办理评核单位：
1)采购部负责供应商的交期成绩的评鉴及呈报。
2)品质部负责供应商交货的品质评鉴及呈报。
5.1.7评核方式：
5.1.7.1评核专案为产品品质、交期两项，其比重如下：
1)品质（50%）品质得分=（合格批数/来料总批数）*50分
2)交期（50%）交期得分=（正常交货批数/订购总批数）*50分
5.1.7.2供应商的评核成绩为品质、交期二项得分，其统计记录管理方法如下：
1)品质：每季度一次，由品管统计品质分数。
2)交期：采购部每季度将供应商交期的情况进行统计。
5.1.7.3供应商评核分等和环境级别与奖惩：
1)由采购部将每季度品质、交期评分汇总于[供应商季度评鉴成绩表]上，经副总经理核准后办理有关缩短或延长应付货款期的奖惩，评核成绩按下表区分A、B、C级，评核成绩列为A、C级由采
购办理奖惩。
2)供应商环境评核分为A级和B级两类并汇总于[供应商环境影响调查表]上。每年12月份采购相关责任部门向各自负责的供应商发出[供应商环境影响调查表]，根据回复的内容由采购部与人事部对相关方重新定级。
a.本公司业务行为占供应商总体营业额的比例。
b.供应商生产经营活动对环境的影响程度的大小。
c.供应商环境管理水平的高低。
d.供应商公司的地域。
3)评核为B级之供应商不予以奖惩；
4)连续两季度评定为C级者，取消其供货资格。
等级        得分/评定要求        处理方案
A质量        90分以上        连续二季成绩为A级者
1.酌情增加订购量
2.享受优先承制本公司开发样品资格
环境        1).我司订单占其总营业额20%以上；
2).供应商生产活动对环境的影响程度很大；
3).供应商环境管理水平较高；
4). 公司在中国国内；        1.必须签订《供应商环境协议》和环保协议或《工程合同环境协议》。
2.提供SGS环保材料材质证明。
3. 由采购部通知改善，限期内未改善者，取消资格
B质量        70分以上未达90分        不予以奖惩
环境        不符合A级环境条件的要求        1.签订环保协议。
2.提供SGS环保材料材质证明。
C质量        69分以下        1．        酌情减少订购量
2．由采购部通知改善，限期内未改善者，取消资格
5）供方等级由采购部与管理者代表共同拟定，并登记到[合格供应商一览表]中交最高环境管理者总经理批准。
5.1.8供应商的环保指导管理
5.1.8.1定为A级的供应商，由采购部负责与供应商签署[供应商环境协议]规定供应商在环境方面的行为规范。
5.1.8.2对A级的供应商，由人事部与采购部共同商议提出书面的环境管理要求，对违反国家地方环境法规的的供应商，针对其环境因素提出管理要求，必要时提供相应的环境情报和资料，协助供应商的环境管理。
5.1.8.3在供应商实施各项环境协议时，由采购部对其进行不定期地调查、访问以确定供应商是否遵循了环境协议的要求，当发现未遵循或不符合环境协议要求时，需提整改要求。对整改不符合或拒绝整改，可能造成严重污染或已造成环境污染事故的供应商提出限期整改，减少订单或取消供货资格等处理方案。
5.1.9供应商就环境方面提出要求时，采购部应根据《信息沟通控制程序》执行。
5.1.10对工程合同方的环保指导管理
5.1.10.1人事部与施工单位签订工程项目施工合同的同时签订《工程合同环境协议》,协议一式两份,由人事部和施工单位各存一份，人事部将相关的环境管理制度分发给施工单位。
5.1.10.2工程项目施工时，人事部需组织对其进行检查与跟踪，对不符合要求提出整改意见，对整改不符合的或拒绝整改的按《工程合同环境协议》有关条款执行。
5.2外发方的评价和选择
本公司若生产能力无法满足客户需求时或本公司无法生产需外包时对外包商按照5.1条款实施管理。本公司暂无外包。
5.3订购作业：
5.3.1生产主料：（与生产有关的物料）采购部依据各部门开立 [请购单]或[订单确认表]编立[采购订单],呈副总审核，总经理核准。
5.3.2生产辅料与生产无关的物料)由各部门填写[请购单]经部门主管审查,副总经理核准、总经理批准后交采购部外出采购。
5.3.3采购部人员按物料[请购单]或[订单确认表]、产品库存情况报表填妥[采购订单]，写明订购的产品品名、规格或附上必要的图面，经副总经理审查总经理核准后，传真至供应商，且[采购订单]所述采购部资料应能明确说明所需订购的产品，适用时可考虑以下几点：
A、型号、类别或其他精确的识别说明；
B、名称、规格、图面、需求数量、需求时间及其他品质要求；
C、适用的品质制度标准、名称、编号以及发行版次。
      注明：采购订单交副总经理以上批准时应一同呈报请购单和报价单。
5.3.4  供应商的选择：按本程序5.1条款办理，供应商由[合格供应商一览表]中选择。
5.3.5  原材料的样品承认：
5.3.5.1  原材料的送样原则：
A、客户指定或经调查后列为合格供应商；
B、视本公司需要而必须送样寻求认可者。
5.3.5.2  样品承认：
A、新原料或新供应商规格产品的承认，由采购部提出适量的样品及其规格，交工程部实施样品确认，确认后由采购部将[样品承认书]按规定签核，或填写[样品承认书]申请承认。
5.3.5.3  样品承认取消：试作过程中若发现供应商的原材料品质有重大变异，经制造部或品质部核定将会影响产品品质或制程时，应由采购部做最终确认予以取消资格或再实施以样品确认，则按5.3.5.2条款办理。
5.3.5.4  本程序生效前与本公司已有交易的供应商，则不需要再送样，由采购部按以往交易事实予以直接书面评鉴，经评鉴鉴定通过者予以承认即可，日后交货发生重大品质问题或使用中发生品质问题时，经纠正未予以配合者需重新要求送样确认。
5.4 采购管理：
5.4.1  交期管理：采购部人员应考虑验收及运送时间与客户要求的交期，与供应商谈妥适当的交货期，并按[采购订单]拟定的日期再以电话、传真方式跟踪，若供应商实际交货期超过采购部指定的日期，则应由采购部与制造部或相关请购部门确认后，方可延期。
5.4.2  交货管制：以采购部人员与供应商谈妥的交货期为管制基准，在供应商交货后，由仓库办理入库手续。若供应商逾期未交货，则由采购部以电话或传真方式进行催交，另通知相关部门采取应变措施，每次订购物料跟踪时作好相应的记录。
5.4.3  交期变动：[采购订单]确认交期后，若供应商遭不可抗拒的天灾或其他因素，导致无法按期交货时，采购部需与制造部或相关部门及供应商共同协商，可重新拟定交期（在不影响生产的前提下）。
5.4.4  价格管理：采购部按既定的原材料规格、交期、数量及其他交易条件再根据过去采购部记录或供应商提供的资料，如需要时可经询问后比较并由总经理确认后，即可向供应商订购。
5.4.5  采购订单取消或变更：若客户要求订单取消或变更，采购部通过传真、电话或E-MAIL等方式通知供应商并根据实际进展状态协商解决。

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