深圳某公司文件资料控制程序 PDF 5页

zmay

1. 目的:
规范管理体系文件从制作到使用后处置的具体控制要求，防止文件的非预期使用，为基于事实决策和公司各项技术积累而服务。                                                                                                      
2. 适用范围:
适用于公司管理体系文件的制作、审查、批准、发行、标识、检索、归档、防护、外来文件控制、作废回收管理  等具体控制活动。  
3. 权责:
3.1 各职能及部门:配置与使用管理体系文件控制的管理资源和权限，履行本文件规定的各项文件控制管理要求，参与文件编写、修改、评审等管理过程。
3.2 文控工作者: 负责各职能中心管理体系文件控制资源与权限配置的批准和监督实施文件控制措施/方案及要求，达到有效控制的目的。负责受控文件的编号、原版文件保留、借出借入以及发放由文控中心文控工作者负责。
3.3 管理体系文件的制订、审核、批准权限如下:
3.3.1 一阶文件由各职能负责人编制，管理者代表复查，最高管理者批准；
3.3.2 二阶文件由各职能负责人编制，质量管理体系小组复查，管理者代表批准；
3.3.3 三阶文件由各阶技术人员编制，各阶技术负责人审查（其中资产管理，机器设备作业的指导书由主管资产和安全的最高职能人员审查，管理者代表或内部顾客来批准；
3.3.4 四阶文件由各过程的作业人员编制和填写，其直接上阶领导审查，内部顾客批准.
4. 定义:
4.1 外来文件——因工作需要参考使用的文件，它们不是公司制作，所属权不是公司的文件（与质量体系相关则受控（多个职能使用则转换成内部文件）与质量体系不相关，则不用成为受控文件）。
4.2 非受控文件：一些与管理体系活动的效率效果不相关或者不相互影响的文件。
4.3 受控文件—— 与管理体系文件所示活动的符合性和有效性相关的文件，要对这些文件以标识（盖文件控制章是受控的标志，表明其有唯一的编号和在正确的场合有唯一的版本版次）
4.4 一阶文件—— 陈述公司管理经营宗旨、愿景、主管理过程关系、方针和目标的文件。
4.5 二阶文件 ——描述一阶文件中引用的过程/流程及步骤的文件（是过程符合的主要保障性文件）。
4.6 三阶文件——描述二阶文件中引用的作业/活动的具体操作指示文件（是过程有效的主要保障性文件）
4.7 四阶文件——描述一、二、三阶文件执行结果的记录文件，多半以记录表单、活动/过程报告的形式体现，它们是基于事料决策依据的主要来源。
4.8 编写/填写——指完成文件价值的第一阶责任者，对文件能充分完成其价值负责。
4.9 审查——指对文件内容的完整/充分、真实、准确和及时性进行调查核实。
4.10批准——指对文件的发放时机、发放范围、应用场所以及所述信息的应用情况作指示意见。
5.文件控制作业流程
5.1文件编写（修改）、审查和批准的规则
   1）要用统一的要求去编写文件，要用其指定的统一的格式（参照本文件）。
   2）编写纲领性文件（一阶文件）要遵守法律法规、行业规范要求和公司的《经营战略规范书》。
   3）编写程序文件或作业指导书要写清5W1H，即：WHEN何时（程序中的选择项）、WHERE何地（程序的执行时机）WHAT 何事（范围）、WHY 为什么（目的）、WHO谁（职责）、HOW如何做（程序步骤（细则））、HOW MUCH 做到什么程度（程序的公差范围、图示等）。
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