记录控制程序 DOC 7页

zmay

1.目的
对记录进行控制和管理，确保提供产品达到规定要求和本公司质量安全控制体系符合ISO9001:2008标准，特制定本程序。
2.使用范围
本程序适用于本公司内记录的标识、保存、处置和管理。
3.职责
3.1公司办负责记录表格印制前的设计审核、数量审核、登记、编号、发放以及使用过程中的检查、督促。
3.2公司办负责管理与公司质量管理体系相关的记录。
3.3各部门负责保管与本部门体系活动相关的记录。
3.4公司办负责按《档案管理实施细则》对应归档的记录进行收集、整理、归档、贮存、保管和处理。
4.程序
4.1记录的设计、审核和印制
各种记录表的使用部门，根据实际需要对记录表进行设计，交公司办审核，并负责联系印制。
4.2记录的标识
4.2.1公司办对质量记录进行分类和标识，编制“质量记录清单”。
4.2.2所有记录的编号均在记录的右上角，文件编号按《文件控制程序》执行。
4.3记录的要求
4.3.1各种记录必须实事求是地填写，反映客观现状，字迹清楚，内容完整，有可追溯性和可见证性，记录填写不可空白，如确实无可填时应在空白处划上“∕”。
4.3.2若发现笔误，可在错误处划一斜杠“∕”，然后在旁边写上正确的内容，并签上填写人姓名。
4.3.3所有记录填写人应签名，并注明填写日期。
4.4记录的保存期限见“质量记录清单”。各项记录由各部门指定专人管理。
4.5质量记录的归档
4.5.1公司办公室按《档案管理实施细则》的规定，进行质量记录归档，下发“记录回收通知单”，每年上半年回收上年度有保存价值的、有可追溯性的记录。
4.6记录的保管
4.6.1已归档的质量记录由公司办公室档案室按《档案管理实施细则》的规定进行贮存和保管。未归档的质量记录由各部门贮存和保管。
4.6.2已归档的记录和放置在部门的记录均需防止霉变、损坏或丢失；电子记录应有防磁、防病毒和定期备份等措施。
4.7记录的借阅
4.7.1需借阅有关记录时，借阅人填写“记录借阅单”，须授权人员批准后方可借阅。
4.7.2借阅已归档的质量记录，必须经过公司办公室负责人同意；借阅未归档的记录，需经记录的保管部门负责人同意。借阅已列入密级的记录，需经公司主管领导同意。
4.8记录的处理
4.8.1超过贮存期限的记录由归档部门填写“记录销毁清单”，由部门负责人批准后销毁。
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