物资采购控制程序 PDF 5页

zmay

1 范围
本程序适用于公司向顾客提供产品时所需物资的采购。
2 目的
对采购过程进行控制，保证所采购的物资符合规定要求。
3 定义
本程序采用GB/T19000-2008 / ISO9000：2005《质量管理体系  基础和术语》标准给出的定义及下列定义：
3.1 外协件（又称协作件）：指向供方订制加工的零部件、非标件和半成品。
4  职责
4.1 公司物资采购中心负责EPC（设计、采办、施工）总承包工程、PC（采办、施工）承包工程、国外工程所用物资以及进口物资的采购，专业分公司（厂）、项目经理部物资供应部门负责所承担的其他工程（产品）项目所需物资的采购与管理。
4.2 公司物资装备部门对公司物资采购中心及各单位物资供应部门物资的采购进行指导和监督。
5 工作程序
5.1 采购资料
5.1.1 项目经理部技术部门向项目经理部物资供应部门提供经审查符合要求的设计图纸或料表，生产厂由技术部门依据图纸编制材料清单提交厂物资供应部门。
5.1.2 项目经理部（厂）物资供应部门计划员依据上述资料编制物资需用（平衡）计划，依据平衡后的缺口量编制物资采购计划（表C7.4—1）。物资采购计划应明确材料的类别、名称、规格型号、材质、供货状态、数量、产品技术标准和生产单位；设备配件、外协件应明确名称、规格型号、数量、图纸编号、执行标准和生产单位。属公司物资采购中心负责采购范围的物资，由各需用单位物资供应部门编制委托物资采购计划（表C7.4—1），并经单位主管领导审批后报物资装备部门，由物资装备部门安排物资采购中心据以实施采购并及时供应。
5.1.3 各级物资供应部门依据“物资采购计划表”（表C7.4—1），按照规定的采购权限和采购程序实施采购。选定的供方必须是依据《物资供方评价及选择程序》确认合格的供方。
5.1.4 属于订货、加工的物资（产品），一般要签订物资采购（加工）合同。合同条款应明确物资（产品）的质量要求、双方责任等条款。
采购合同应包括以下内容：
(1) 签订合同双方单位名称。
(2) 采购物资的：
a) 名称；
b) 规格、型号（若定尺供货，应写明具体尺寸要求）；
c) 材质、供货状态；
d) 单位、数量；
验收标准及其版本号（若按图生产，应写明图号及零件号）。
(3) 附加要求（特殊的检验和试验要求；顾客增设的停止点检验；最终检验时的特殊要求，如增加成品检验率、在供方货源处验证以及相应要求供方提供的必要条件等）。
(4) 质量证明文件的内容及物资（产品）的标识要求。
(5) 价格（必须明确价格包括的范围，如装卸费、运费、杂费的承担单位）。
(6) 包装（明确包装采用的标准及其版本号。如无标准应明确包装方法及具体要求）。
(7) 交货时间、交货地点、发站、到站、运输方式。
(8) 结算方法和结算条件。
(9) 纠纷处理方法及违约责任。
(10) 需要时，合同应明确对供方质量管理体系、资质、人员资格与设备能力的要求。
5.1.5 各级物资供应部门拟订合同文本后，需经本单位相关部门评审。合同金额超过50万元（含50万元）的将合同文本报公司物资装备部审核。合同文本经评审、审核后，按审批权限报相关领导批准。合同签订由供需双方单位法人委托人分别在合同中签名，并加盖双方合同专用章后生效。所有物资采购合同须报公司物资装备部一份备案。
5.2 采购资料的变更
5.2.1 计划采购的物资需要代用时，由使用单位物资供应部门计划员提出申请报告，经供应部门负责人审查后交本单位技术部门，技术部门根据工程（产品）设计条件及国家规范对其进行审核后。拟出材料代用单，按顾客方规定的程序报监理、设计方等审批。供应部门依据批准的材料代用单，按5.1条的步骤实施采购。
5.2.2 若采购合同因某种原因需撤消，物资供应部门计划员与供方联系协商以合同变更方式书面说明原因及有关的处理方法。合同变更由物资供应部门计划员负责办理，负责人审核签名并盖单位合同专用章后，将合同变更单发供方，并作好登记。
5.3 采购物资的验证
5.3.1 采购员必须严格按采购计划的具体要求和选定的供方进行采购，并检查实物和质量证明文件，若实物和质量证明文件不能满足采购计划或采购合同的规定时，要求供方给予纠正。
5.3.2 采购的物资到货后入待验区，按《进货检验程序》进行验证。
5.3.3 当需要在供方货源处对采购物资进行验证时，供应部门应在采购文件中规定验证的安排以及物资放行的方式。若是顾客的要求，则供应部门应做相应的安排并组织实施。当顾客有监造要求时，按照顾客的监造规定，委托第三方或由本单位物资、质量部门进行监造。
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